Poslovna aplikacija vs. Excel

Istraživanje koje smo krajem prošle godine proveli među malim i srednjim hrvatskim tvrtkama pokazalo je da se poduzetnici koji ne koriste poslovne aplikacije prilikom vođenja poslovanja oslanjaju na Excel tablice.

Upravo su nas rezultati provedenog istraživanja potaknuli na ideju da u kratkim crtama usporedimo karakteristike Excel tablica i poslovnih aplikacija, a kako bi ukazali na prednosti i nedostatke jednog i drugog alata.

FUNKCIONALNOST
 

POSLOVNA APLIKACIJA: sve aktivnosti i informacije unesene u poslovnu aplikaciju su smislene, namjenske i međusobno povezane. Aplikacije najčešće imaju kreirane module koji povezuju slične aktivnosti, npr. modul Računi i ponude omogućava kreiranje ponuda, izlaznih računa, ulaznih računa, evidentiranje načina plaćanja i sl. Tako strukturirane poslovne aplikacije omogućavaju brzo i jednostavno obavljanje poslovnih aktivnosti.

EXCEL: Excel tablica nema mogućnost da se iz kreirane ponude jednim klikom izradi račun i stanje sa skladišta. Sve kreirane fakture, ponude, otpremnice, primke su u Excel-u pohranjene odvojeno pa se može dogoditi da se jednostavno izgube ili pomiješaju.

DOSTUPNOST
 

POSLOVNA APLIKACIJA: poslovne aplikacije omogućavaju pristup podacima bez obzira iz uredu, od kuće ili poslovnog puta. Svi potrebni podaci su dostupni bilo gdje i bilo kada svima onim djelatnicima koji ih trebaju. Sve što je djelatniku potrebno je stabilna internetska veza i podaci za prijavu.

EXCEL: Excel tablica se obično nalazi na računalu zaposlenika, a što znači da se željenoj tablici ne možete pristupiti bilo kada i sa bilo koje lokacije. Često se nakon nekog vremena javlja problem jer se zaposlenici  ne mogu sjetiti gdje su spremili neki dokument.

DIJELJENJE INFROMACIJA IZMEĐU ZAPOSLENIKA
 

POSLOVNA APLIKACIJA: poslovne aplikacije istovremeno omogućavaju rad više korisnika, a što omogućava brzu i učinkovitu razmjenu informacija, bez obzira koji djelatnik ih je kreirao.

EXCEL: u jednom Excelu istovremeni rad nekoliko zaposlenika nije moguć. Za poduzetnike i djelatnike gdje se više aktivnosti obavlja istovremeno nemogućnost zajedničkog korištenja potrebnih informacija predstavlja veliki problem.

PRAĆENJE OBVEZA
 

POSLOVNA APLIKACIJA: dijeljenje zadataka među djelatnicima i povratna informacija o izvršenju zadatka jednostavnija je uz korištenje poslovne aplikacije, npr. zadacima se mogu određivati razine prioriteta, odgovorne osobe i sl. Omogućava se bilježenje svih komunikacija s klijentima/korisnicima te definiranje podsjetnika za buduće komunikacije. Takav način rada je učinkovit jer su sve obaveze dostupne na jednom mjestu.

EXCEL: prednost Excel tablica je što se npr. informacije o klijentima/kupcima mogu prilično dobro organizirati, no često tablice postaju prevelike za manipuliranje. Problem također nastaje kada se žele prati odrađene aktivnosti o klijentu/kupcima ili kreirati podsjetnici za nadolazeće događaje, sastanke i sl. Excel tablice nemaju mogućnost definiranja podsjetnika o  tome koje kupce je potrebno nazvati ovaj tjedan ili kome je poslana ponuda u posljednjih tjedan dana.

ANGAŽMAN ZAPOSLENIKA
 

POSLOVNA APLIKACIJA: za vođenje aktivnosti iz poslovanja u poslovnim aplikacijama potreban je dodatni angažman od strane zaposlenika.

EXCEL: prednost excel tablica je brzina i jednostavnost njihovog korištenja, u slučajevima kada se radi o jednostavnim tablicama.

DONOŠENJE ODLUKA
 

POSLOVNA APLIKACIJA: poslovne aplikacije omogućavaju brže i lakše donošenje zaključaka i izvještaja iz poslovanja jer se svi podaci mogu lako grupirati, filtrirati, sortirati i ispisati prema traženom kriteriju. Također je omogućena i velika fleksibilnost rada s podacima, tako da se na istim podacima mogu izraditi analize sa svih aspekata, ovisno o funkciji i potrebi djelatnika.

EXCEL: poduzetnicima je otežano, skoro nemoguće raditi analize podatke jer moraju uspoređivati podatke iz nekoliko različitih Excel tablica i na temelju njih donositi zaključke.

SIGURNOST
 

POSLOVNA APLIKACIJA: poslovne aplikacije koje se dostupne na tržištu su uglavnom online i najčešće imaju izvrsnu sigurnost podataka. Na poslovnim aplikacijama svakodnevno radi tim podrške, a uz to se radi i dnevni back-up, u slučaju da se žele povratiti obrisani podaci.

EXCEL: Excel je vrlo stabilan i siguran alat u kojem se može dosta ozbiljno raditi, no u praksi često dolazi do problema dupliciranja podataka prilikom njihovog pohranjivanja.

KONTORLA
 

POSLOVNA APLIKACIJA: svakodnevnom ažurnom evidencijom zadataka od strane djelatnika u poslovnoj aplikaciji omogućava se bolja kontrola poslovanja i praćenje odstupanja od predviđenih vremenskih ili financijskih rokova.

EXCEL: najveći nedostatak excel tablica je upravo nemogućnost međusobnog povezivanja različitih infromacija i aktivnosti iz poslovanja, a zbog čega je otežana kontrola cjelokupnog poslovanja.

Smatrate li da je Excel tablica još uvijek najbolji izbor za Vaše poslovanje? Pozivamo Vas da besplatno isprobate softCRM aplikaciju za kompletno vođenje poslovanja.